Établissements et groupes

Une seule instance de BrainNotFound peut accueillir plusieurs établissements, chacun avec ses groupes, ses intervenants, ses apprenants et ses contenus.

Concepts

Établissement

Un établissement est une entité indépendante : une école, une entreprise, un service, un organisme de formation. Il porte les quotas et l'abonnement, et regroupe :

• ses groupes ;
• les personnes membres de ces groupes ;
• ses quiz et entretiens.

Groupe

Un groupe rassemble des personnes au sein d'un établissement : une classe, une promotion, une session de formation, une équipe. Chaque membre y a un rôle, apprenant ou intervenant.

Les quiz et entretiens sont assignés à un ou plusieurs groupes. Un apprenant ne voit que les contenus de ses groupes ; un contenu sans groupe n'est visible par aucun apprenant (l'administration le signale par un badge « Aucun groupe »).

Hiérarchie

Instance BrainNotFound
├── Établissement A (École Alpha)
│   ├── Groupe L1 Info
│   │   ├── Intervenant : M. Martin
│   │   ├── Apprenant 1
│   │   └── Apprenant 2
│   └── Groupe L2 Info
└── Établissement B (Entreprise Beta)
    ├── Groupe Formation Sécurité
    └── Groupe Formation Dev

Rôles

Les droits se combinent sur deux niveaux.

Rôle global

Rôle	Droits
Super-administrateur	Tout : établissements, utilisateurs, paramètres du site, sauvegardes, fournisseur d'IA
Administrateur d'établissement	Tous les groupes, intervenants, apprenants et contenus des établissements qu'il administre
Aucun	Droits définis groupe par groupe (cas de la plupart des comptes)

Rôle dans un groupe

Rôle	Droits
Intervenant	Gère ce groupe : ses apprenants, ses contenus et leurs résultats. Aucun droit sur les autres groupes.
Apprenant	Passe les quiz et entretiens du groupe, consulte ses résultats.

Le rôle s'attribue groupe par groupe : une même personne peut être intervenante dans un groupe et apprenante dans un autre (un formateur qui suit lui-même une formation, par exemple).

Qui peut modifier qui

Un intervenant peut modifier le profil de ses apprenants (nom, email, mot de passe, groupes) : un compte de rang inférieur, qui partage un groupe qu'il gère et dont tous les groupes sont dans son périmètre. Pour supprimer un compte, il faut gérer tous les groupes de ce compte. Personne ne peut modifier un compte de même rang ou de rang supérieur au sien, sauf le super-administrateur.

Gérer les établissements

La fiche de l'établissement

Un clic sur le nom d'un établissement ouvre sa fiche, qui rassemble tout, en onglets :

• Groupes : liste avec code d'accès, nombre d'apprenants et d'intervenants, et Nouveau groupe ;
• Administrateurs : liste, ajout par recherche, retrait (réservé aux super-administrateurs) ;
• Contenus : quiz et entretiens de l'établissement, avec le badge « Aucun groupe » pour ceux qu'aucun apprenant ne voit ;
• Quotas et abonnement : usage des limites fixes et des quotas IA du mois.

Un administrateur d'établissement retrouve sa fiche dans le menu Établissement ; s'il en administre plusieurs, le menu affiche leur liste.

Réservé aux super-administrateurs. Un administrateur d'établissement consulte la fiche de ses établissements et gère leurs groupes.

Créer un établissement

1. Menu Établissements > Nouveau
2. Renseignez le nom (le slug est généré s'il est laissé vide), le contact et, si besoin, les quotas et l'abonnement
3. Créer l'établissement

Nommer un administrateur d'établissement

Deux chemins :

• depuis la fiche de l'établissement, onglet Administrateurs : cherchez la personne par nom, identifiant ou email, puis Nommer admin ;
• depuis la fiche d'un utilisateur : Rôle global > Administrateur d'établissement, puis cochez les établissements à administrer.

Rattacher un groupe à un établissement

Un groupe se crée directement dans un établissement (Nouveau groupe depuis sa fiche, ou champ Établissement du formulaire). Un groupe « Sans établissement » se rattache via Modifier dans la liste des groupes. Un administrateur d'établissement ne peut déplacer un groupe que vers un établissement qu'il administre.

Désactiver ou supprimer

Désactiver (case Établissement actif dans Modifier) : les données sont conservées, mais l'établissement n'accepte plus d'inscription et les fonctions IA sont coupées, comme à l'expiration de l'abonnement.

Supprimer efface définitivement l'établissement, ses groupes, ses quiz et entretiens avec leurs résultats. La page de suppression détaille ce qui va disparaître et demande de taper le nom de l'établissement pour confirmer. Une sauvegarde complète est faite juste avant (visible dans Paramètres, préfixe backup_avant_suppression_).

Une case, cochée par défaut, supprime aussi les comptes qui n'appartiennent qu'à cet établissement (apprenants, intervenants, administrateurs) avec leurs résultats. Les comptes rattachés à un autre établissement, et les super-administrateurs, sont conservés et simplement retirés. Les quiz et entretiens d'autres établissements assignés à ces groupes sont conservés : seule l'assignation disparaît.

Gérer un groupe

Créer un groupe

1. Menu Groupes > Nouveau
2. Renseignez le nom, l'établissement, une description et le nombre maximum de membres (0 = illimité)
3. Créer le groupe

Seuls les administrateurs (d'établissement ou super) créent des groupes ; ils y nomment ensuite les intervenants.

La page du groupe

Un clic sur le nom d'un groupe ouvre sa page, qui rassemble tout :

• Apprenants : liste, dernière connexion, quiz complétés ; création (Nouvel apprenant), import CSV, ajout d'une personne existante, retrait du groupe (le compte et ses résultats sont conservés) ;
• Intervenants : pour nommer un intervenant, ajoutez la personne au groupe puis utilisez Nommer intervenant du groupe dans l'onglet Apprenants ; Repasser apprenant fait l'inverse ;
• Contenus : quiz et entretiens assignés, avec le taux de réponse du groupe ;
• Accès au groupe : code d'accès, lien d'invitation, Nouveau code ;
• Envoyer un email au groupe, Exporter les résultats en CSV.

Code d'accès et lien d'invitation

Chaque groupe a un code de 8 caractères, généré automatiquement. Il sert :

• à l'inscription (obligatoire : on ne peut pas s'inscrire sans code) ;
• depuis Mon profil, pour rejoindre un groupe supplémentaire avec un compte existant.

Le lien d'invitation (/register?code=CODE) préremplit le code. Nouveau code invalide l'ancien code et l'ancien lien.

Un code est refusé si le groupe est inactif ou complet, ou si l'établissement a expiré, est désactivé ou a atteint son nombre maximum d'utilisateurs.

Invitations par email

Un compte créé sans mot de passe reçoit un lien pour choisir le sien, valable 72 heures. Depuis la page du groupe ou la fiche de la personne, un intervenant peut renvoyer ce lien (Envoyer un lien pour choisir un mot de passe) ou le copier pour un compte sans email réel.

Filtrer par établissement

Les administrateurs de plusieurs établissements voient un sélecteur dans la barre de navigation : Tous les établissements, ou un établissement en particulier. Le filtre s'applique aux quatre listes (groupes, utilisateurs, quiz, entretiens), qui le rappellent au-dessus des résultats avec un lien Voir tous les établissements.

Les listes ont la même barre de filtres :

Liste	Filtres
Groupes	État (actifs, inactifs), recherche par nom ou code d'accès
Utilisateurs	Groupe, rôle, recherche par nom, identifiant ou email ; tri par colonne
Quiz, Entretiens	Groupe, état (actifs, inactifs, sans groupe), recherche par titre

Le filtre « Sans groupe » retrouve les contenus qu'aucun apprenant ne peut voir.

Déplacer des personnes

Dans Utilisateurs, cochez les personnes puis choisissez l'action : Ajouter au groupe, Retirer du groupe ou Remplacer les groupes. Le remplacement ne touche que les groupes de votre périmètre : une personne inscrite aussi dans un groupe que vous ne gérez pas y reste.

Quotas et abonnement

Réglés par les super-administrateurs, dans la fiche de l'établissement.

Limites

Limite	Effet quand elle est atteinte
Max utilisateurs	Plus d'inscription, de création ni d'import de compte dans l'établissement
Max groupes	Plus de création de groupe
Max quiz	Plus de création ni de duplication de quiz
Corrections IA / mois	Les nouvelles réponses ouvertes passent « à corriger » : l'intervenant les note à la main, l'apprenant voit une note provisoire
Générations quiz / mois	Générateur de quiz indisponible
Analyses de groupe / mois	Analyse IA des résultats d'un groupe indisponible
Entretiens IA / mois	Plus de nouvel entretien

La valeur 0 signifie illimité. Les compteurs mensuels repartent à zéro le premier du mois ; la fiche de l'établissement affiche l'usage du mois.

Alertes quota

1. Établissements > Modifier
2. Section Alertes quota : cochez Activer les alertes quota
3. Réglez le seuil (alerte quand il reste X % d'un quota, 10 % par défaut)
4. Vérifiez l'email du contact : c'est lui qui reçoit l'alerte

L'email liste tous les quotas proches de leur limite. Une seule alerte est envoyée par mois.

Abonnement

La date d'expiration est facultative (vide = sans expiration). Une fois passée :

• l'établissement n'accepte plus d'inscription ni d'ajout par code ;
• les fonctions IA sont coupées (correction, génération, analyses, entretiens) ; les réponses ouvertes passent « à corriger » ;
• les quiz restent accessibles et les QCM continuent d'être notés.

La fiche de l'établissement affiche le nombre de jours restants.

Bonnes pratiques

• Un établissement par entité qui a ses propres quotas ou ses propres administrateurs ; un groupe par cohorte (classe, promotion, session).
• Nommage cohérent : L3-Info-2026, Formation-Cyber-T1.
• Moindre privilège : super-administrateur pour l'exploitation de l'instance, administrateur d'établissement pour la gestion courante, intervenant pour les formateurs.
• Fin de session : générez un nouveau code pour fermer les inscriptions au groupe, ou désactivez le groupe.