Groupes et Organisations

Groupes et Organisations

BrainNotFound propose une architecture multi-organisations pour gérer plusieurs entités sur une seule instance.

Concepts

Organisation

Une organisation représente une entité indépendante : - Une école - Une entreprise - Un département - Une formation

Chaque organisation a ses propres : - Groupes - Utilisateurs - Quiz (via les groupes)

Groupe

Un groupe rassemble des utilisateurs au sein d'une organisation : - Une classe - Une promotion - Un projet - Une équipe

Les quiz sont assignés à des groupes pour contrôler l'accès.

Hiérarchie

Instance BrainNotFound
├── Organisation A (École Alpha)
│   ├── Groupe L1 Info
│   │   ├── Étudiant 1
│   │   └── Étudiant 2
│   ├── Groupe L2 Info
│   └── Groupe L3 Info
├── Organisation B (Entreprise Beta)
│   ├── Groupe Formation Sécurité
│   └── Groupe Formation Dev
└── (Sans organisation)
    └── Groupe Test

Gestion des organisations

Réservé aux super-administrateurs

Créer une organisation

  1. Menu Organisations > Nouveau
  2. Remplissez :
  3. Nom : identifiant de l'organisation
  4. Description : optionnel
  5. Cliquez sur Créer

Assigner un admin d'organisation

  1. Utilisateurs > Modifier l'utilisateur
  2. Cochez Administrateur d'organisation
  3. Sélectionnez les organisations à administrer
  4. Sauvegardez

L'admin d'organisation pourra : - Gérer les groupes de ses organisations - Gérer les utilisateurs de ses organisations - Créer des quiz pour ses organisations

Gestion des groupes

Créer un groupe

  1. Menu Groupes > Nouveau
  2. Remplissez :
  3. Nom : nom du groupe
  4. Description : optionnel
  5. Organisation : sélectionnez l'organisation parente
  6. Code d'accès : généré ou personnalisé
  7. Cliquez sur Créer

Code d'accès

Le code permet aux utilisateurs de rejoindre un groupe : - Lors de l'inscription - Depuis leur profil

Format recommandé : 6-8 caractères alphanumériques majuscules.

Admin de groupe

Un utilisateur peut être admin d'un groupe sans être admin de toute l'organisation : 1. Modifiez l'utilisateur 2. Cochez Administrateur de groupe 3. Sélectionnez les groupes à administrer

Filtrage par contexte

Sélecteur d'organisation (navbar)

Les admins multi-organisations voient un sélecteur dans la barre de navigation : - Toutes les organisations : Vue globale - Organisation X : Filtre sur cette organisation uniquement

Ce filtre s'applique à : - La liste des quiz - La liste des utilisateurs - La liste des groupes

Filtres dans les listes

Chaque liste propose des filtres : - Par organisation - Par groupe - Par recherche texte

Bonnes pratiques

Organisation

  1. Une organisation par entité : École, entreprise, département
  2. Un groupe par cohorte : Classe, promotion, projet
  3. Nommage cohérent : L3-Info-2024, Formation-Cyber-Q1

Permissions

  1. Principe du moindre privilège :
  2. Super-admin uniquement pour la gestion globale
  3. Admin d'organisation pour la gestion quotidienne

  4. Admin groupe pour les enseignants

  5. Séparation des données :

  6. Les utilisateurs d'une organisation ne voient pas les autres organisations
  7. Les quiz sont isolés par groupe

Migration

Pour déplacer des utilisateurs entre groupes : 1. Modifiez chaque utilisateur 2. Changez les groupes assignés 3. Ou utilisez l'import CSV avec les nouveaux groupes

Quotas et limites

Réservé aux super-administrateurs

Limites configurables

Chaque organisation peut avoir des limites :

Limite Description
Max utilisateurs Nombre maximum d'utilisateurs dans l'organisation
Max quiz Nombre maximum de quiz actifs
Max groupes Nombre maximum de groupes
Corrections IA / mois Nombre de corrections de questions ouvertes
Générations quiz / mois Nombre de quiz générés par IA
Analyses classe / mois Nombre d'analyses de classe IA
Entretiens IA / mois Nombre d'entretiens conversationnels

Une valeur de 0 signifie illimité.

Alertes quota

Activez les alertes pour être prévenu quand un quota est presque atteint :

  1. Organisations > Modifier l'organisation
  2. Section Alertes quota
  3. Cochez Activer les alertes quota
  4. Définissez le seuil (défaut : 10%)
  5. Assurez-vous qu'une adresse de contact est configurée

Quand un quota atteint le seuil configuré : - Un email est envoyé à l'adresse de contact - L'email liste tous les quotas critiques - Une seule alerte est envoyée par mois

Abonnement

Vous pouvez définir une date d'expiration pour l'organisation : - Après expiration, les utilisateurs ne peuvent plus accéder aux quiz - Les admins reçoivent un avertissement dans l'interface - Laisser vide pour un abonnement sans expiration